AI ଇମେଲ୍ ଏଜେଣ୍ଟଗୁଡିକ ପାଇଁ GDPR ଅନୁପାଳନ: ରିଟେନସନ୍ ଏବଂ ଇରେଜର୍ ସେଟ୍ କରିବା

ଯେତେବେଳେ ଆପଣ ଇମେଲ୍ ପଢ଼ିବା ଏବଂ ରିପ୍ଲାଏ କରିବା ପାଇଁ ଏକ AI ଏଜେଣ୍ଟ ନିୟୋଜିତ କରନ୍ତି, ଏହା ବ୍ୟବହାର କରୁଥିବା ମେଲବକ୍ସ ବ୍ୟକ୍ତିଗତ ଡାଟା ସଂଗ୍ରହ କରେ: ଗ୍ରାହକଙ୍କ ନାମ, ଠିକଣା, ଅର୍ଡର ଇତିହାସ, ସମର୍ଥନ ଅଭିଯୋଗ। ଏକ ଡେମୋରେ ଏହା ଏକ ସମସ୍ୟା ନୁହେଁ, କିନ୍ତୁ ଯେଉଁ ମୁହୂର୍ତ୍ତରେ ଜଣେ ପ୍ରକୃତ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ସୂଚନା ସେହି ଇନବକ୍ସରେ ପହଞ୍ଚେ, ଆପଣ GDPR ପରି ନିୟମ ଅଧୀନରେ ଆଇନଗତ ଦାୟିତ୍ୱ ଗ୍ରହଣ କରିଛନ୍ତି।

ଏହା ବର୍ତ୍ତମାନ କାହିଁକି ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ (ଜୁଲାଇ 2026)

ଡାଟା ସୁରକ୍ଷା ଆଉ ବୈକଳ୍ପିକ ନୁହେଁ। ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଇମେଲ୍ ପରିଚାଳନା କରୁଥିବା ସଂଗଠନଗୁଡ଼ିକ ଉପରେ ଏହା ପ୍ରମାଣ କରିବାକୁ ଚାପ ବଢ଼ୁଛି ଯେ ସେମାନଙ୍କର ରକ୍ଷଣାବେକ୍ଷଣ ଯୋଗ୍ୟ ରିଟେନସନ୍ ନୀତି ଅଛି ଏବଂ ପଚରାଗଲେ ପ୍ରକୃତରେ କାହାର ଡାଟା ଡିଲିଟ୍ କରିପାରିବେ। ଅଧିକାଂଶ AI ଇମେଲ୍ ଡେମୋ ଏହାକୁ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ରୂପେ ଏଡ଼ାଇ ଦିଅନ୍ତି — ଏଜେଣ୍ଟ ପଢ଼େ, ଜିନିଷଗୁଡ଼ିକୁ ଫାଇଲ୍ କରେ, ଏବଂ ଇନବକ୍ସ କେବଳ ବଢ଼ିଥାଏ। ଯେପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଜଣେ ଅନୁପାଳନ ଅଧିକାରୀ କିମ୍ବା ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଓକିଲ ପଚାରନ୍ତି ନାହିଁ: "ଆପଣ ମୋ ଡାଟା କିପରି ଡିଲିଟ୍ କରିବେ?" ସେପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏହା ଠିକ୍ କାମ କରେ। ଯଦି ଆପଣଙ୍କର ଉତ୍ତର ହେଉଛି "ଆମେ ସବୁକିଛି ଚିରକାଳ ରଖିଛୁ," ତେବେ ଆପଣ ଅସୁବିଧାରେ ଅଛନ୍ତି।

କେଉଁ ଜିନିଷ ଏକ ଏଜେଣ୍ଟ ମେଲବକ୍ସକୁ ଭିନ୍ନ କରେ

ଏକ ଏଜେଣ୍ଟ ଆକାଉଣ୍ଟ ହେଉଛି ଏକ ମେଲବକ୍ସ ଯାହାର ମାଲିକାନା AI ମଡେଲର ଅଟେ — ଯେପରିକି [email protected] ଜଣେ ମଣିଷ ପରିବର୍ତ୍ତେ ଏକ ମଡେଲକୁ ଉତ୍ତର ଦେବା। ପ୍ରତ୍ୟେକ ଇନବାଉଣ୍ଡ ମେସେଜ୍ ଏଥିରେ ପହଞ୍ଚେ, ଏବଂ କାରଣ ଏହା ପ୍ରକୃତ ଲୋକଙ୍କ ବ୍ୟକ୍ତିଗତ ଡାଟା ଧାରଣ କରେ, ସେହି ଡାଟାକୁ GDPR ଅଧୀନରେ ଦୁଇଟି ଜିନିଷ ଦରକାର: ଏକ ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ କରାଯାଇଥିବା ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ଯାହାଦ୍ୱାରା ଏହା ଚିରଦିନ ପାଇଁ ରହିବ ନାହିଁ, ଏବଂ ଏକ ପ୍ରମାଣିତ ଇରେଜର୍ ପଥ ଯାହାଦ୍ୱାରା ଆପଣ କୌଣସି ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଅନୁରୋଧ କ୍ରମେ ସେମାନଙ୍କର ମେସେଜଗୁଡିକ ଡିଲିଟ୍ କରିପାରିବେ।

ଖୁସିର ଖବର: ଆପଣ ଯେକୌଣସି ପ୍ରକାରେ ବ୍ୟବହାର କରୁଥିବା API ପ୍ରିମିଟିଭଗୁଡ଼ିକ — ମେଲ୍ ତାଲିକାଭୁକ୍ତ କରିବା, ପଢ଼ିବା ଏବଂ ଡିଲିଟ୍ କରିବା — ନିୟମିତ Nylas ଇଣ୍ଟିଗ୍ରେସନ୍ ପାଇଁ ସେମାନେ ଯେପରି କାମ କରନ୍ତି ଠିକ୍ ସେହିପରି କାମ କରେ। ନୂଆ କଣ ହେଉଛି କଣ୍ଟ୍ରୋଲ୍-ପ୍ଲେନ୍ ରିଟେନସନ୍ ପଲିସି ଯାହା ସେଟ୍ କରେ ଯେ ମେଲ୍ କେତେ ସମୟ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ରହିବ, ଏବଂ ଡାଟା-ପ୍ଲେନ୍ ଇରେଜର୍ ଅପରେସନ୍ ଯାହା ଚାହିଦା ଅନୁଯାୟୀ ଜଣେ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଡାଟା ଡିଲିଟ୍ କରେ।

ଏହି ଦୁଇଟି ସ୍ତର ଭିନ୍ନ ଭିନ୍ନ ପ୍ରଶ୍ନର ଉତ୍ତର ଦିଅନ୍ତି। ରିଟେନସନ୍ ଉତ୍ତର ଦିଏ "ଆମେ କୌଣସି ଜିନିଷକୁ କେତେ ସମୟ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ରଖୁ?" — ଏକ ସାଧାରଣ ସମୟ ସୀମା। ଇରେଜର୍ ଉତ୍ତର ଦିଏ "ଏହି ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଡାଟା ବର୍ତ୍ତମାନ ଡିଲିଟ୍ କରନ୍ତୁ" — ଏକ ଲକ୍ଷ୍ୟଭିତ୍ତିକ ଅନୁରୋଧ। ଏକ ଅନୁପାଳନକାରୀ ଏଜେଣ୍ଟ ମେଲବକ୍ସ ଉଭୟ ଆବଶ୍ୟକ କରେ; ଗୋଟିଏ ଅନ୍ୟର ବିକଳ୍ପ ନୁହେଁ।

ଦୁଇଟି ସ୍ତରକୁ ବୁଝିବା

ରିଟେନସନ୍ ହେଉଛି ଏକ କଣ୍ଟ୍ରୋଲ୍-ପ୍ଲେନ୍ ସେଟିଂ ଯାହା ଏକ ପଲିସିରେ ରହେ — ଏକ ଆପ୍ଲିକେସନ୍-ସ୍କୋପ୍ଡ୍ ସମ୍ବଳ ଯାହା ସୀମା ଏବଂ ସ୍ପାମ୍ ସେଟିଂସକୁ ଏକାଠି କରେ — ଯାହା ଆପଣଙ୍କର ଏଜେଣ୍ଟ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ ଥିବା ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ସହିତ ସଂଲଗ୍ନ ହୋଇଥାଏ। ଦୁଇଟି ଫିଲ୍ଡ ସୀମିତ କରେ ଯେ ମେଲ୍ କେତେ ସମୟ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ରହିବ:

• limit_inbox_retention_period — ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ଏହାକୁ ଡିଲିଟ୍ କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଏକ ମେସେଜ୍ କେତେ ଦିନ ଇନବକ୍ସରେ ରହେ।
• limit_spam_retention_period — ଡିଲିସନ୍ ପୂର୍ବରୁ ଏକ ମେସେଜ୍ ସ୍ପାମରେ କେତେ ଦିନ ରହେ।

ଏଗୁଡ଼ିକୁ ଥରେ ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ, ଏବଂ ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ଆପଣଙ୍କ ତରଫରୁ କୌଣସି କ୍ରନ୍ ଜବ୍ ବିନା ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଏଗୁଡ଼ିକୁ ଲାଗୁ କରେ। ସେହି ୱାର୍କସ୍ପେସର ପ୍ରତ୍ୟେକ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ଏହି ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡ଼ିକୁ ପ୍ରାପ୍ତ କରେ।

ଇରେଜର୍ ଏକ ଡାଟା-ପ୍ଲେନ୍ ଅପରେସନ୍ ଅଟେ। ଜଣେ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ରାଇଟ୍-ଟୁ-ଇରେଜର୍ ଅନୁରୋଧକୁ ସମ୍ମାନ ଦେବା ପାଇଁ, ଆପଣ ସେଣ୍ଡର୍ ଦ୍ୱାରା ଫିଲ୍ଟର୍ ହୋଇଥିବା ସେମାନଙ୍କର ମେସେଜ୍ ଖୋଜନ୍ତି, ତାପରେ ପ୍ରତ୍ୟେକକୁ ହାର୍ଡ-ଡିଲିଟ୍ କରନ୍ତି। ଏକ ସାଧାରଣ ଡିଲିଟ୍ କେବଳ ମେସେଜକୁ ଟ୍ରାସକୁ ପଠାଏ (ପୁନରୁଦ୍ଧାର ଯୋଗ୍ୟ); ଏକ ହାର୍ଡ ଡିଲିଟ୍ ହେଉଛି ପ୍ରକୃତ ଇରେଜର୍।

ଗୋଟିଏ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ସତର୍କ ସୂଚନା: API ମେଲବକ୍ସରୁ ମେସେଜ୍ ଡିଲିଟ୍ କରିପାରିବ। ଆପଣ କରିଥିବା କୌଣସି ଡେରିଭଡ୍ କପି — ଆପଣଙ୍କ ଡାଟାବେସରେ ରୋ (rows), ଆପଣଙ୍କ ଆପ୍ଲିକେସନ୍ ଲଗରେ ଲାଇନ୍ (lines), ଏକ ଭେକ୍ଟର୍ ଷ୍ଟୋରରେ ଏମ୍ବେଡିଂ (embeddings) — ଅଲଗା ଭାବରେ ପର୍ଜ୍ (purge) କରିବା ଆପଣଙ୍କ ଦାୟିତ୍ୱ ଅଟେ। Nylas ଡିଲିସନ୍ ଆପଣଙ୍କ ପୋଷ୍ଟଗ୍ରେସ୍ (Postgres) ରେ ପହଞ୍ଚେ ନାହିଁ।

ଏକ ପଲିସି ଉପରେ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ସେଟ୍ କରିବା

ମାଗଣା ପ୍ଲାନରେ, ରିଟେନସନ୍ ଡିଫଲ୍ଟ ଭାବରେ ଇନବକ୍ସରେ 30 ଦିନ ଏବଂ ସ୍ପାମରେ 7 ଦିନ ହୋଇଥାଏ, ଏବଂ ସେହି ଡିଫଲ୍ଟଗୁଡିକ କନଫିଗର୍ ଯୋଗ୍ୟ ନୁହେଁ। ଦେୟଯୁକ୍ତ ପ୍ଲାନ୍ ଆପଣଙ୍କୁ ଆପଣଙ୍କର ନିଜର ୱିଣ୍ଡୋ ସେଟ୍ କରିବାକୁ ଅନୁମତି ଦିଏ। ଯେକୌଣସି ଉପାୟରେ, ଆପଣଙ୍କର ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ ହୋଇଥିବା ରିଟେନସନ୍ ସିଡ୍ୟୁଲ୍ ସହିତ ମେଳ ଖାଉଥିବା ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡିକ ବାଛନ୍ତୁ — ଆପଣ ଏକ ଅଡିଟର୍ ପାଇଁ ଯେଉଁ ସଂଖ୍ୟା ଲେଖିବେ, ଆପଣ ଅନୁମାନ କରିଥିବା ସଂଖ୍ୟା ନୁହେଁ।

ପଦକ୍ଷେପ 1: ଏକ ରିଟେନସନ୍ ପଲିସି ତିଆରି କରନ୍ତୁ

curl ବ୍ୟବହାର କରି:

curl --request POST \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/policies" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY" \
  --header "Content-Type: application/json" \
  --data '{
    "name": "Support Agent Retention Policy",
    "limits": {
      "limit_inbox_retention_period": 365,
      "limit_spam_retention_period": 30
    }
  }'

କିମ୍ବା Nylas CLI ବ୍ୟବହାର କରି:

nylas agent policy create --data '{
  "name": "Support Agent Retention Policy",
  "limits": {
    "limit_inbox_retention_period": 365,
    "limit_spam_retention_period": 30
  }
}'

ଉଭୟ ଗୋଟିଏ ଫେରାନ୍ତି policy_id. ଏହାକୁ ସାଇତି ରଖନ୍ତୁ — ଯେପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏକ ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ଏହାକୁ ସୂଚାଇ ନାହିଁ ସେପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏକ ପଲିସି ନିଜେ କିଛି କରେ ନାହିଁ।

ପଦକ୍ଷେପ 2: ଆପଣଙ୍କ ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ସହିତ ପଲିସି ସଂଲଗ୍ନ କରନ୍ତୁ

ଯେତେବେଳେ ଆପଣଙ୍କର ଏଜେଣ୍ଟ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ପ୍ରୋଭିଜନ୍ କରାଯାଏ ସେତେବେଳେ ଏହା ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ଏକ ଡିଫଲ୍ଟ ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ତିଆରି କରେ। ସେହି ୱାର୍କସ୍ପେସରେ ପଲିସି ସଂଲଗ୍ନ କରନ୍ତୁ ଯାହାଦ୍ୱାରା ଏଥିରେ ଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡ଼ିକୁ ପ୍ରାପ୍ତ କରେ।

curl ବ୍ୟବହାର କରି:

curl --request PATCH \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/workspaces/REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY" \
  --header "Content-Type: application/json" \
  --data '{
    "policy_id": "REPLACE_WITH_POLICY_ID"
  }'

କିମ୍ବା CLI ବ୍ୟବହାର କରି:

nylas workspace update REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID --policy-id REPLACE_WITH_POLICY_ID

ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ପକ୍ଷରେ ଏହା ହେଉଛି ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ରିଟେନସନ୍ କାହାଣୀ। ଏଠାରୁ, Nylas ନିଜେ ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡିକୁ ଲାଗୁ କରେ — ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଲେଖିବା, ମନିଟର୍ କରିବା କିମ୍ବା ଟ୍ରବଲସୁଟ୍ କରିବା ପାଇଁ କୌଣସି ସିଡ୍ୟୁଲ୍ଡ୍ ଜବ୍ ନାହିଁ।

ଇରେଜର୍ ପଥ ନିର୍ମାଣ କରିବା

ରିଟେନସନ୍ ପାସିଭ୍ କ୍ଷେତ୍ର ପରିଚାଳନା କରେ: ଏକ ସିଡ୍ୟୁଲରେ ମେଲ୍ ପୁରୁଣା ହେବା। ଇରେଜର୍ ଆକ୍ଟିଭ୍ କ୍ଷେତ୍ର ପରିଚାଳନା କରେ: ଯେତେବେଳେ କେହି ଆପଣଙ୍କୁ ସେମାନଙ୍କର ଡାଟା ଡିଲିଟ୍ କରିବାକୁ କୁହନ୍ତି, ଆପଣ ଏହାକୁ ଡିଲିଟ୍ କରନ୍ତି।

କୌଣସି ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ମେସେଜ୍ ଡିଲିଟ୍ କରିବାକୁ, ପ୍ରେରକଙ୍କ ଠିକଣା ଦ୍ୱାରା ସେମାନଙ୍କର ମେଲ୍ ଖୋଜନ୍ତୁ, ତାପରେ ପ୍ରତ୍ୟେକକୁ ହାର୍ଡ-ଡିଲିଟ୍ କରନ୍ତୁ:

curl --request DELETE \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/grants/REPLACE_WITH_GRANT_ID/messages/REPLACE_WITH_MESSAGE_ID?hard_delete=true" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY"

ଏକ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ଆଇଡେଣ୍ଟିଟି ୱାଇପ୍ ପାଇଁ — ଗ୍ରାଣ୍ଟ ନିଜେ ଡିଲିଟ୍ କରିବା ପାଇଁ — ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ:

curl --request DELETE \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/grants/REPLACE_WITH_GRANT_ID" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY"

The hard_delete=true ପାରାମିଟର୍ ଅତ୍ୟନ୍ତ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ଅଟେ। ଏହା ବିନା, ଆପଣ କେବଳ ମେସେଜକୁ ଟ୍ରାସକୁ ସ୍ଥାନାନ୍ତର କରୁଛନ୍ତି — ଏହାକୁ ପ୍ରକୃତରେ ଇରେଜ୍ କରୁନାହାଁନ୍ତି।

ବିଭାଜନ କାହିଁକି ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ

ରିଟେନସନକୁ (କଣ୍ଟ୍ରୋଲ୍-ପ୍ଲେନ୍) ଇରେଜରରୁ (ଡାଟା-ପ୍ଲେନ୍) ଅଲଗା କରିବା ଆପଣଙ୍କୁ ଦୁଇଟି ଭିନ୍ନ ସମସ୍ୟା ବିଷୟରେ ଚିନ୍ତା କରିବାକୁ ବାଧ୍ୟ କରେ। ରିଟେନସନ୍ ହେଉଛି ଏକ ସାଧାରଣ ସମୟ ସୀମା ଯାହା ଆପଣ ଥରେ ସେଟ୍ କରନ୍ତି ଏବଂ ଭୁଲିଯାଆନ୍ତି। ଇରେଜର୍ ହେଉଛି ସେହି ୱାର୍କଫ୍ଲୋ ଯାହା ଆପଣ ବ୍ୟକ୍ତିଗତ ଅନୁରୋଧର ଉତ୍ତର ଦେବାକୁ ନିର୍ମାଣ କରନ୍ତି। ଉଭୟ ଆବଶ୍ୟକ। ଏକ ମେଲବକ୍ସ ଯାହାର ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ଅଛି କିନ୍ତୁ କୌଣସି ଇରେଜର୍ ପଥ ନାହିଁ ତାହା ମଧ୍ୟ କେହି ପଚାରିଲେ ସେମାନଙ୍କର ଡାଟା ଡିଲିଟ୍ କରିବାକୁ ମନା କରିପାରେ। ଏକ ମେଲବକ୍ସ ଯେଉଁଥିରେ ଇରେଜର୍ ଅଛି କିନ୍ତୁ କୌଣସି ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ନାହିଁ ତାହା ମେସେଜଗୁଡିକୁ ଚିରଦିନ ପାଇଁ ରଖିପାରେ ଯଦି କେହି ଡିଲିସନ୍ ପାଇଁ ପଚାରନ୍ତି ନାହିଁ।

ଉପସଂହାର

ଏକ ଅନୁପାଳନକାରୀ ଏଜେଣ୍ଟ ମେଲବକ୍ସ ନିର୍ମାଣ କରିବାର ଅର୍ଥ ହେଉଛି ଡାଟା ସୁରକ୍ଷାକୁ ଭିତ୍ତିଭୂମି ଭାବରେ ବିବେଚନା କରିବା, ପରେ ଭାବିବା ପାଇଁ ନୁହେଁ। ଆପଣ ଏକ ପଲିସି ସେଟ୍ କରିବା ପରେ Nylas ରିଟେନସନକୁ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ପରିଚାଳନା କରେ; ଇରେଜର୍ ଆବଶ୍ୟକ କରେ ଯେ ଯେତେବେଳେ କେହି ପଚାରନ୍ତି ସେମାନଙ୍କର ମେସେଜ୍ ଖୋଜିବା ଏବଂ ଡିଲିଟ୍ କରିବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ଏକ ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ ହୋଇଥିବା ପ୍ରକ୍ରିୟା ଥାଉ। ଦୁଇଟି ଏକାଠି ହୋଇ ଆପଣଙ୍କୁ ଜଣେ ରେଗୁଲେଟର୍ — କିମ୍ବା ଜଣେ ଓକିଲଙ୍କୁ — ପ୍ରମାଣ କରିବାକୁ ଦିଅନ୍ତି ଯେ ଆପଣଙ୍କ ପାଖରେ ଉଭୟ ଏକ ସମୟ ସୀମା ଏବଂ ଏକ ଡିଲିସନ୍ ପଥ ଅଛି। 2026 ରେ, ଯେକୌଣସି AI ଏଜେଣ୍ଟ ଯିଏ ପ୍ରକୃତ ଇମେଲ୍ ସ୍ପର୍ଶ କରେ ତାହା ପାଇଁ ଏହା ଏକ ଅତ୍ୟାବଶ୍ୟକ ବିଷୟ ଅଟେ।

ଗୁଣଗୁଡିକ

• ରିଟେନସନ୍ ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ଦ୍ୱାରା ଲାଗୁ କରାଯାଏ, ଆପଣଙ୍କର ସିଡ୍ୟୁଲ୍ଡ୍ ଜବ୍ ଦ୍ୱାରା ନୁହେଁ — କ୍ରନ୍ ନୀରବରେ ବିଫଳ ହେବାର କୌଣସି ଆଶଙ୍କା ନାହିଁ।
• ଦୁଇଟି ପୃଥକ ସ୍ତର (ରିଟେନସନ୍ ଏବଂ ଇରେଜର୍) ସଫା ଭାବରେ "ସାଧାରଣ ସମୟ ସୀମା" କୁ "ଏହି ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଡାଟା ଡିଲିଟ୍ କରନ୍ତୁ" ଠାରୁ ଅଲଗା କରେ।
• API ନିୟମିତ Nylas ଇଣ୍ଟିଗ୍ରେସନ୍ ସହିତ ସମାନ ଅଟେ — ଶିଖିବା ପାଇଁ କୌଣସି ନୂତନ ଧାରଣା ନାହିଁ।
• ମାଗଣା ପ୍ଲାନରେ ଏକ ବିଲ୍ଟ-ଇନ୍ 30-ଦିନିଆ ଇନବକ୍ସ ଡିଫଲ୍ଟ ଅଛି, ତେଣୁ ଡେମୋଗୁଡ଼ିକରେ ମଧ୍ୟ କିଛି ସୁରକ୍ଷା ଅଛି।
• ଦେୟଯୁକ୍ତ ପ୍ଲାନ୍ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ରୂପେ କନଫିଗର୍ ଯୋଗ୍ୟ ଅଟେ, ଯାହା ଆପଣଙ୍କୁ ଆପଣଙ୍କ ଆଇନଗତ ଟିମର ରିଟେନସନ୍ ସିଡ୍ୟୁଲ୍ ସହିତ ମେଳ କରିବାକୁ ଦିଏ।
• ଏକ ପଲିସି ସଂଲଗ୍ନ କରିବା ଏକ ଥରକର କାର୍ଯ୍ୟ; ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ଅପଡେଟ୍ କରିବା ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ୱାର୍କସ୍ପେସର ସମସ୍ତ ଆକାଉଣ୍ଟରେ ଲାଗୁ ହୁଏ।

ଅବଗୁଣଗୁଡିକ

• API କେବଳ ମେଲବକ୍ସରେ ଥିବା ମେସେଜଗୁଡ଼ିକୁ ଡିଲିଟ୍ କରେ, ଆପଣଙ୍କ ନିଜ ଡାଟାବେସ୍, ଲଗ୍, କିମ୍ବା ଭେକ୍ଟର୍ ଷ୍ଟୋରରେ ଥିବା କପିଗୁଡ଼ିକୁ ନୁହେଁ — ଆପଣଙ୍କୁ ସେଗୁଡ଼ିକୁ ଅଲଗା ଭାବରେ ଟ୍ରାକ୍ ଏବଂ ପର୍ଜ୍ (purge) କରିବାକୁ ହେବ।
• ମାଗଣା ପ୍ଲାନ୍ ରିଟେନସନ୍ ଇନବକ୍ସରେ 30 ଦିନ ଏବଂ ସ୍ପାମରେ 7 ଦିନରେ ସ୍ଥିର ହୋଇଛି, ତେଣୁ ଏହା ଆପଣଙ୍କ ଅନୁପାଳନ ଆବଶ୍ୟକତା ସହିତ ମେଳ ନଖାଇପାରେ।
• ଇରେଜର୍ ହେଉଛି ଏକ ମାନୁଆଲ୍ ଡାଟା-ପ୍ଲେନ୍ ଅପରେସନ୍, ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ନୁହେଁ — ଡିଲିସନ୍ ଅନୁରୋଧ ଗ୍ରହଣ କରିବା ଏବଂ ସମ୍ମାନ ଦେବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କୁ ୱାର୍କଫ୍ଲୋ ନିର୍ମାଣ କରିବାକୁ ହେବ।
• କୌଣସି ପଲିସି ସଂଲଗ୍ନ ନଥିବା ଏକ ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ଆପଣଙ୍କ ପ୍ଲାନର ଡିଫଲ୍ଟ ସୀମାରେ ଆକାଉଣ୍ଟଗୁଡ଼ିକୁ ଚଲାଏ, ଯାହାର ଅର୍ଥ ଏକ ଦେୟଯୁକ୍ତ ପ୍ଲାନରେ ଆଦୌ କୌଣସି ରିଟେନସନ୍ ସୀମା ନଥାଇପାରେ।
• ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡ଼ିକୁ ଲାଗୁ କରେ, କିନ୍ତୁ ଅଡିଟ୍ ହେଲେ ଅନୁପାଳନ ପ୍ରମାଣ କରିବା ପାଇଁ ଆପଣ ଦାୟୀ ରହିବେ।

ସତର୍କତା

ଏହି ଆର୍ଟିକିଲଟି ଶିକ୍ଷଣୀୟ ଅଟେ ଏବଂ ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ କରାଯାଇଥିବା ଅନୁଯାୟୀ Nylas API ବିଷୟରେ ବୁଝାଏ। ଏହା ଆଇନଗତ ପରାମର୍ଶ ନୁହେଁ। ପ୍ରଡକ୍ସନରେ ରିଟେନସନ୍ ଏବଂ ଇରେଜର୍ କାର୍ଯ୍ୟକାରୀ କରିବା ପୂର୍ବରୁ, ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ ଯେ ଆପଣ ବାଛୁଥିବା ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡିକ (ଉଦାହରଣ ସ୍ୱରୂପ, 365 ଦିନ) ଆପଣଙ୍କର ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ ହୋଇଥିବା ଅନୁପାଳନ ପଲିସି ଏବଂ ଆପଣଙ୍କର ଆଇନଗତ ଟିମର ଆବଶ୍ୟକତା ସହିତ ମେଳ ଖାଉଛି। କୌଣସି କମାଣ୍ଡ ଚଲାଇବା ପୂର୍ବରୁ ସମସ୍ତ ପ୍ଲେସହୋଲ୍ଡର୍ ମୂଲ୍ୟଗୁଡ଼ିକୁ (REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY, REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID, REPLACE_WITH_POLICY_ID, REPLACE_WITH_GRANT_ID, REPLACE_WITH_MESSAGE_ID) ଆପଣଙ୍କର ପ୍ରକୃତ ମୂଲ୍ୟ ସହିତ ବଦଳାନ୍ତୁ। ଏହି ମାର୍ଗଦର୍ଶନ ଉପରେ ନିର୍ଭର କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଅଫିସିଆଲ୍ Nylas ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟେସନ୍ ଏବଂ ଆପଣଙ୍କ ସଂଗଠନର ଆଇନଗତ କିମ୍ବା ଅନୁପାଳନ ଟିମ୍ ସହିତ ପରାମର୍ଶ କରନ୍ତୁ।

ବାରମ୍ବାର ପଚରାଯାଉଥିବା ପ୍ରଶ୍ନଗୁଡିକ

ଏକ ସାଧାରଣ ଡିଲିଟ୍ ଏବଂ ଏକ ହାର୍ଡ ଡିଲିଟ୍ ମଧ୍ୟରେ ପାର୍ଥକ୍ୟ କଣ? — ଏକ ସାଧାରଣ ଡିଲିଟ୍ ମେସେଜକୁ ଟ୍ରାସକୁ ସ୍ଥାନାନ୍ତର କରେ, ଯେଉଁଠାରୁ ଏହା ପୁନରୁଦ୍ଧାର କରାଯାଇପାରିବ। ଏକ ହାର୍ଡ ଡିଲିଟ୍ (?hard_delete=true) ପ୍ରକୃତ ଇରେଜର୍ ଅଟେ ଏବଂ ଏହାକୁ ଅନଡୁ (undone) କରାଯାଇପାରିବ ନାହିଁ।

ଯଦି ମୁଁ ମାଗଣା ପ୍ଲାନରେ ଥାଏ ତେବେ ମଧ୍ୟ ମୋତେ କଣ ଏକ ରିଟେନସନ୍ ପଲିସି ସେଟ୍ କରିବାକୁ ପଡିବ? — ନା, ମାଗଣା ପ୍ଲାନରେ ଡିଫଲ୍ଟ ଭାବରେ ଏକ ବିଲ୍ଟ-ଇନ୍ 30-ଦିନିଆ ଇନବକ୍ସ ରିଟେନସନ୍ ଏବଂ 7-ଦିନିଆ ସ୍ପାମ୍ ରିଟେନସନ୍ ଅଛି। ଯଦି ସେହି ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡିକ ଆପଣଙ୍କ ଆବଶ୍ୟକତା ସହିତ ମେଳ ଖାଉଛି, ତେବେ ଆପଣଙ୍କୁ କୌଣସି ପଲିସି ସେଟ୍ କରିବାକୁ ପଡିବ ନାହିଁ। ଦେୟଯୁକ୍ତ ପ୍ଲାନ୍ ଆବଶ୍ୟକ କରେ ଯେ ଆପଣ ରିଟେନସନକୁ ସ୍ପଷ୍ଟ ଭାବରେ କନଫିଗର୍ କରନ୍ତୁ।

ମୁଁ ମୋର ଡାଟାବେସରେ ପୂର୍ବରୁ କପି କରିଥିବା ଡାଟାକୁ Nylas କଣ ଡିଲିଟ୍ କରିପାରିବ? — ନା। Nylas API କେବଳ ମେଲବକ୍ସରେ ଥିବା ମେସେଜଗୁଡ଼ିକୁ ଡିଲିଟ୍ କରେ। ଯେକୌଣସି ଡେରିଭଡ୍ କପି — ଡାଟାବେସ୍ ରୋ (rows), ଲଗ୍, କିମ୍ବା ଏମ୍ବେଡିଂ (embeddings) — ପର୍ଜ୍ (purge) କରିବା ଆପଣଙ୍କ ଦାୟିତ୍ୱ ଅଟେ।

ଯଦି ମୁଁ ସ୍ପାମ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ଠାରୁ ଛୋଟ ଥିବା ଏକ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ସହିତ ଏକ ପଲିସି ସଂଲଗ୍ନ କରେ ତେବେ କଣ ହେବ? — API ଏହାକୁ ପ୍ରତ୍ୟାଖ୍ୟାନ କରିବ। ସ୍ପାମ୍ ରିଟେନସନ୍ ସମୟ ଇନବକ୍ସ ରିଟେନସନ୍ ସମୟ ଠାରୁ ଛୋଟ ହେବା ଆବଶ୍ୟକ ଯାହାଦ୍ୱାରା ବୈଧ ମେଲ୍ ପୂର୍ବରୁ ସ୍ପାମ୍ ସଫା ହୋଇଯିବ।

ଏକ ୱାର୍କସ୍ପେସରେ ଥିବା ସମସ୍ତ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ କଣ ସମାନ ରିଟେନସନ୍ ପଲିସି ପ୍ରାପ୍ତ କରନ୍ତି? — ହଁ। ଏକ ୱାର୍କସ୍ପେସରେ ଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ ଏଜେଣ୍ଟ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ସେହି ୱାର୍କସ୍ପେସ୍ ସହିତ ସଂଲଗ୍ନ ପଲିସିରୁ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡ଼ିକୁ ପ୍ରାପ୍ତ କରେ।

ଯଦି ମୋତେ ପରେ ରିଟେନସନ୍ ୱିଣ୍ଡୋ ପରିବର୍ତ୍ତନ କରିବାକୁ ପଡେ ତେବେ କଣ ହେବ? — ୱିଣ୍ଡୋଗୁଡ଼ିକୁ ପରିବର୍ତ୍ତନ କରିବା ପାଇଁ କେବଳ ପଲିସିକୁ PATCH କରନ୍ତୁ। ସେହି ୱାର୍କସ୍ପେସର ସମସ୍ତ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ ତୁରନ୍ତ ନୂତନ ସିଡ୍ୟୁଲ୍ ଅନୁସରଣ କରିବେ।

ମୁଁ ଏକ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ମେସେଜକୁ ହାର୍ଡ-ଡିଲିଟ୍ ନକରି କଣ ଏହାକୁ ଡିଲିଟ୍ କରିପାରିବି? — ହଁ, କିନ୍ତୁ ଏକ ସାଧାରଣ ଡିଲିଟ୍ ଏହାକୁ କେବଳ ଟ୍ରାସକୁ ସ୍ଥାନାନ୍ତର କରେ। ଏହାକୁ ପ୍ରକୃତରେ ଇରେଜ୍ କରିବାକୁ (ଏହାକୁ ଅପୁନରୁଦ୍ଧାର ଯୋଗ୍ୟ କରିବା), ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ ?hard_delete=true ପାରାମିଟର୍।

ଇରେଜର୍ ପ୍ରକ୍ରିୟାକୁ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ କରିବାର କୌଣସି ଉପାୟ ଅଛି କି? — API ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଡିଲିସନକୁ ସମର୍ଥନ କରେ, କିନ୍ତୁ ପ୍ଲାଟଫର୍ମ ଅନୁଯାୟୀ, ଡିଲିସନ୍ ଅନୁରୋଧ ଗ୍ରହଣ କରିବା ପାଇଁ ଏବଂ ପ୍ରତ୍ୟେକ ମେସେଜ୍ ପାଇଁ ହାର୍ଡ-ଡିଲିଟ୍ ଏଣ୍ଡପଏଣ୍ଟକୁ କଲ୍ କରିବାକୁ ଆପଣ ଆପଣଙ୍କର ନିଜର ୱାର୍କଫ୍ଲୋ ନିର୍ମାଣ କରିବେ।

ଟ୍ୟାଗ୍ସ

#gdpr #email #dataprotection #compliance #retention #api #erasure #agentmail