AI ഇമെയിൽ ഏജന്റുകൾക്കുള്ള GDPR അനുസരണം: റിട്ടൻഷനും ഇറേഷനും ക്രമീകരിക്കൽ

ഇമെയിലുകൾ വായിക്കാനും മറുപടി നൽകാനും നിങ്ങൾ ഒരു AI ഏജന്റിനെ വിന്യസിക്കുമ്പോൾ, അത് ഉപയോഗിക്കുന്ന മെയിൽബോക്സിൽ ഉപഭോക്താക്കളുടെ പേരുകൾ, വിലാസങ്ങൾ, ഓർഡർ വിവരങ്ങൾ, സപ്പോർട്ട് പരാതികൾ തുടങ്ങിയ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കപ്പെടുന്നു. ഒരു ഡെമോയിൽ ഇതൊരു പ്രശ്നമല്ല, എന്നാൽ ഒരു യഥാർത്ഥ വ്യക്തിയുടെ വിവരങ്ങൾ ആ ഇൻബോക്സിൽ എത്തുന്ന നിമിഷം, GDPR പോലുള്ള നിയമങ്ങൾക്ക് കീഴിലുള്ള നിയമപരമായ ബാധ്യതകൾ നിങ്ങൾ ഏറ്റെടുക്കുന്നു.

എന്തുകൊണ്ടാണ് ഇത് ഇപ്പോൾ (ജൂലൈ 2026) പ്രാധാന്യമുള്ളതാകുന്നത്

ഡാറ്റാ സംരക്ഷണം ഇനി ഒരു ഐച്ഛികമായ കാര്യമല്ല. ഉപഭോക്തൃ ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സ്ഥാപനങ്ങൾ, തങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായ റിട്ടൻഷൻ നയങ്ങൾ ഉണ്ടെന്നും ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ ഒരാളുടെ ഡാറ്റ യഥാർത്ഥത്തിൽ ഇല്ലാതാക്കാൻ സാധിക്കുമെന്നും തെളിയിക്കാൻ കടുത്ത സമ്മർദ്ദത്തിലാണ്. മിക്ക AI ഇമെയിൽ ഡെമോകളും ഇത് പൂർണ്ണമായും ഒഴിവാക്കുന്നു — ഏജന്റ് വിവരങ്ങൾ വായിക്കുകയും ഫയൽ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു, ഇൻബോക്സ് വളർന്നുകൊണ്ടേയിരിക്കുന്നു. ഒരു കോംപ്ലയൻസ് ഓഫീസറോ ഉപഭോക്താവിന്റെ അഭിഭാഷകനോ "എന്റെ ഡാറ്റ നിങ്ങൾ എങ്ങനെയാണ് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നത്?" എന്ന് ചോദിക്കുന്നത് വരെ ഇത് പ്രശ്നമില്ലാതെ പോകും. "ഞങ്ങൾ എല്ലാം എന്നെന്നേക്കുമായി സൂക്ഷിച്ചു" എന്നാണ് നിങ്ങളുടെ ഉത്തരമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ബുദ്ധിമുട്ടിലാകും.

ഒരു ഏജന്റ് മെയിൽബോക്സിനെ വ്യത്യസ്തമാക്കുന്നത് എന്താണ്

ഒരു Agent Account എന്നത് AI മോഡലിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള ഒരു മെയിൽബോക്സാണ് — [email protected] ഒരു മനുഷ്യന് പകരം ഒരു മോഡലിന് മറുപടി നൽകുന്നത് പോലെ. വരുന്ന ഓരോ സന്ദേശവും ഇതിൽ എത്തുന്നു, കൂടാതെ ഇതിൽ യഥാർത്ഥ വ്യക്തികളുടെ സ്വകാര്യ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നതിനാൽ, GDPR പ്രകാരം ആ ഡാറ്റയ്ക്ക് രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്: അത് എന്നെന്നേക്കുമായി നിലനിൽക്കാതിരിക്കാൻ രേഖപ്പെടുത്തിയ ഒരു റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോ, കൂടാതെ ഒരു വ്യക്തി ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവരുടെ സന്ദേശങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കാൻ തെളിയിക്കപ്പെട്ട ഒരു ഇറേഷൻ പാത്ത്.

നല്ല വാർത്ത എന്തെന്നാൽ: ഇമെയിൽ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യൽ, വായിക്കൽ, ഡിലീറ്റ് ചെയ്യൽ തുടങ്ങിയ നിങ്ങൾ സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന API പ്രിമിറ്റീവുകൾ സാധാരണ Nylas ഇന്റഗ്രേഷനുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. പുതിയ കാര്യം എന്തെന്നാൽ, കൺട്രോൾ-പ്ലെയ്ൻ റിട്ടൻഷൻ നയം ഇത് ഇമെയിൽ എത്രത്തോളം സ്വയം നിലനിൽക്കുമെന്ന് നിശ്ചയിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഡാറ്റ-പ്ലെയ്ൻ ഇറേഷൻ ഓപ്പറേഷൻ ആവശ്യാനുസരണം ഒരു വ്യക്തിയുടെ ഡാറ്റ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്ന ഒന്നാണ്.

ഈ രണ്ട് ലെയറുകളും വ്യത്യസ്ത ചോദ്യങ്ങൾക്കാണ് ഉത്തരം നൽകുന്നത്. റിട്ടൻഷൻ "എത്ര കാലം ഞങ്ങൾ ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കും?" എന്നതിന് ഉത്തരം നൽകുന്നു — ഇത് പൊതുവായ ഒരു സമയപരിധിയാണ്. ഇറേഷൻ "ഈ വ്യക്തിയുടെ ഡാറ്റ ഇപ്പോൾത്തന്നെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക" എന്നതിന് ഉത്തരം നൽകുന്നു — ഇതൊരു പ്രത്യേക അഭ്യർത്ഥനയാണ്. നിയമവിധേയമായ ഒരു ഏജന്റ് മെയിൽബോക്സിന് രണ്ടും ആവശ്യമാണ്; ഒന്നിന് പകരം മറ്റൊന്ന് ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല.

രണ്ട് ലെയറുകളെക്കുറിച്ച് മനസ്സിലാക്കൽ

റിട്ടൻഷൻ എന്നത് നിങ്ങളുടെ Agent Account ഉൾപ്പെടുന്ന വർക്ക്സ്പേസുമായി ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ഒരു പോളിസിയിൽ നിലനിൽക്കുന്ന കൺട്രോൾ-പ്ലെയ്ൻ സെറ്റിംഗ് ആണ് — പരിധികളും സ്പാം സെറ്റിംഗുകളും ഒരുമിച്ച് ചേർക്കുന്ന ഒരു ആപ്ലിക്കേഷൻ-സ്കോപ്പ്ഡ് റിസോഴ്സ് ആണിത്. ഇമെയിൽ എത്രത്തോളം നിലനിൽക്കുമെന്ന് രണ്ട് ഫീൽഡുകൾ നിർണ്ണയിക്കുന്നു:

• limit_inbox_retention_period — പ്ലാറ്റ്‌ഫോം സ്വയം ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു സന്ദേശം ഇൻബോക്സിൽ കിടക്കുന്ന ദിവസങ്ങൾ.
• limit_spam_retention_period — ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു സന്ദേശം സ്പാമിൽ കിടക്കുന്ന ദിവസങ്ങൾ.

ഇവ ഒരിക്കൽ സെറ്റ് ചെയ്താൽ, നിങ്ങളുടെ ഭാഗത്തുനിന്ന് ക്രോൺ ജോബുകൾ ഒന്നും ഇല്ലാതെ തന്നെ പ്ലാറ്റ്‌ഫോം ഇവ നടപ്പിലാക്കുന്നു. ആ വർക്ക്സ്പേസിലെ ഓരോ അക്കൗണ്ടും ഈ വിൻഡോകൾ പിന്തുടരുന്നു.

ഇറേഷൻ എന്നത് ഒരു ഡാറ്റ-പ്ലെയ്ൻ ഓപ്പറേഷൻ ആണ്. ഒരാളുടെ റൈറ്റ്-ടു-ഇറേഷർ (right-to-erasure) അഭ്യർത്ഥന മാനിക്കുന്നതിന്, അയച്ചയാൾ വഴി അവരുടെ സന്ദേശങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്ത് കണ്ടെത്തി ഓരോന്നും ഹാർഡ്-ഡിലീറ്റ് (hard-delete) ചെയ്യുക. ഒരു പ്ലെയിൻ ഡിലീറ്റ് സന്ദേശത്തെ ട്രാഷിലേക്ക് മാറ്റുക മാത്രമേ ചെയ്യുന്നുള്ളൂ (തിരിച്ചുപിടിക്കാം); ഹാർഡ് ഡിലീറ്റ് ആണ് യഥാർത്ഥ ഇല്ലാതാക്കൽ.

പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു കാര്യം: API-ക്ക് മെയിൽബോക്സിൽ നിന്ന് സന്ദേശം ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും. നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റാബേസിലെ റോകൾ, ആപ്ലിക്കേഷൻ ലോഗുകളിലെ വരികൾ, വെക്റ്റർ സ്റ്റോറിലെ എംബെഡിംഗുകൾ തുടങ്ങി നിങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കിയ ഏത് പകർപ്പും വേറെയായി നീക്കം ചെയ്യേണ്ടത് നിങ്ങളുടെ ചുമതലയാണ്. Nylas ഡിലീഷൻ നിങ്ങളുടെ Postgres-ലേക്ക് എത്തില്ല.

ഒരു പോളിസിയിൽ റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോകൾ സെറ്റ് ചെയ്യൽ

സൗജന്യ പ്ലാനിൽ, റിട്ടൻഷൻ ഇൻബോക്സിൽ 30 ദിവസവും സ്പാമിൽ 7 ദിവസവുമാണ് ഡിഫോൾട്ടായി നൽകിയിട്ടുള്ളത്, ഇവ മാറ്റാൻ കഴിയില്ല. പെയ്ഡ് പ്ലാനുകളിൽ സ്വന്തം വിൻഡോകൾ സെറ്റ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കും. ഏതായാലും, നിങ്ങളുടെ ഒഫീഷ്യൽ റിട്ടൻഷൻ ഷെഡ്യൂളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന വിൻഡോകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക — ഊഹിച്ച അക്കമല്ല, ഒരു ഓഡിറ്റർക്ക് നൽകാൻ രേഖപ്പെടുത്തിവെക്കുന്ന കണക്കായിരിക്കണം അത്.

ഘട്ടം 1: ഒരു റിട്ടൻഷൻ പോളിസി ഉണ്ടാക്കുക

curl ഉപയോഗിച്ച്:

curl --request POST \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/policies" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY" \
  --header "Content-Type: application/json" \
  --data '{
    "name": "Support Agent Retention Policy",
    "limits": {
      "limit_inbox_retention_period": 365,
      "limit_spam_retention_period": 30
    }
  }'

അല്ലെങ്കിൽ Nylas CLI ഉപയോഗിച്ച്:

nylas agent policy create --data '{
  "name": "Support Agent Retention Policy",
  "limits": {
    "limit_inbox_retention_period": 365,
    "limit_spam_retention_period": 30
  }
}'

രണ്ടും ഒരു policy_idനൽകുന്നു. അത് സൂക്ഷിച്ചു വെക്കുക — ഒരു വർക്ക്സ്പേസ് ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുന്നത് വരെ പോളിസി സ്വയം ഒന്നും ചെയ്യുന്നില്ല.

ഘട്ടം 2: നിങ്ങളുടെ വർക്ക്സ്പേസിലേക്ക് പോളിസി അറ്റാച്ച് ചെയ്യുക

നിങ്ങളുടെ Agent Account നിർമ്മിക്കുമ്പോൾ തന്നെ അത് സ്വയം ഒരു ഡിഫോൾട്ട് വർക്ക്സ്പേസ് ഉണ്ടാക്കുന്നു. അതിലെ ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ഈ റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോകൾ ലഭ്യമാകാൻ ആ വർക്ക്സ്പേസിലേക്ക് പോളിസി അറ്റാച്ച് ചെയ്യുക.

curl ഉപയോഗിച്ച്:

curl --request PATCH \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/workspaces/REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY" \
  --header "Content-Type: application/json" \
  --data '{
    "policy_id": "REPLACE_WITH_POLICY_ID"
  }'

അല്ലെങ്കിൽ CLI ഉപയോഗിച്ച്:

nylas workspace update REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID --policy-id REPLACE_WITH_POLICY_ID

പ്ലാറ്റ്‌ഫോം ഭാഗത്തെ പൂർണ്ണമായ റിട്ടൻഷൻ സംവിധാനം ഇതാണ്. ഇവിടുന്ന് അങ്ങോട്ട്, Nylas തന്നെ വിൻഡോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നു — നിങ്ങൾക്ക് എഴുതാനോ നിരീക്ഷിക്കാനോ തകരാറുകൾ പരിഹരിക്കാനോ ഉള്ള ഷെഡ്യൂൾഡ് ജോബുകൾ ഒന്നുമില്ല.

ഇറേഷൻ പാത്ത് നിർമ്മിക്കൽ

റിട്ടൻഷൻ നിഷ്ക്രിയമായ കേസ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു: ഒരു ഷെഡ്യൂൾ പ്രകാരം ഇമെയിലുകൾ പഴയതായി മാറുമ്പോൾ നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഇറേഷൻ സജീവമായ കേസ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു: ആരെങ്കിലും അവരുടെ ഡാറ്റ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ അത് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

ഒരു പ്രത്യേക വ്യക്തിയുടെ സന്ദേശങ്ങൾ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ, അയച്ചയാളുടെ വിലാസം ഉപയോഗിച്ച് അവരുടെ ഇമെയിൽ കണ്ടെത്തുക, തുടർന്ന് ഓരോന്നും ഹാർഡ്-ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക:

curl --request DELETE \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/grants/REPLACE_WITH_GRANT_ID/messages/REPLACE_WITH_MESSAGE_ID?hard_delete=true" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY"

പൂർണ്ണമായ ഐഡന്റിറ്റി നീക്കം ചെയ്യലിന് — ഗ്രാന്റ് തന്നെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ — ഇത് ഉപയോഗിക്കുക:

curl --request DELETE \
  --url "https://api.us.nylas.com/v3/grants/REPLACE_WITH_GRANT_ID" \
  --header "Authorization: Bearer REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY"

ഇവിടെ hard_delete=true പാരാമീറ്റർ വളരെ നിർണായകമാണ്. ഇതല്ലാതെ, നിങ്ങൾ സന്ദേശത്തെ ട്രാഷിലേക്ക് മാറ്റുക മാത്രമാണ് ചെയ്യുന്നത് — യഥാർത്ഥത്തിൽ ഇല്ലാതാക്കുന്നില്ല.

എന്തുകൊണ്ടാണ് ഈ വിഭജനം പ്രാധാന്യമർഹിക്കുന്നത്

റിട്ടൻഷനെയും (കൺട്രോൾ-പ്ലെയ്ൻ) ഇറേഷനെയും (ഡാറ്റ-പ്ലെയ്ൻ) വേർതിരിക്കുന്നത് രണ്ട് വ്യത്യസ്ത പ്രശ്നങ്ങളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ നിർബന്ധിതരാക്കുന്നു. റിട്ടൻഷൻ എന്നത് നിങ്ങൾ ഒരിക്കൽ സെറ്റ് ചെയ്ത് മറക്കുന്ന ഒരു പൊതുവായ സമയപരിധിയാണ്. വ്യക്തിഗത അഭ്യർത്ഥനകളോട് പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന വർക്ക്ഫ്ലോ ആണ് ഇറേഷൻ. രണ്ടും ആവശ്യമാണ്. റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോ ഉണ്ടെങ്കിലും ഇറേഷൻ പാത്ത് ഇല്ലാത്ത ഒരു മെയിൽബോക്സിന് ആരെങ്കിലും ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവരുടെ ഡാറ്റ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിഞ്ഞെന്നു വരില്ല. ഇറേഷൻ ഉണ്ടെങ്കിലും റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോ ഇല്ലാത്ത ഒരു മെയിൽബോക്സിന് ആരും ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ ആവശ്യപ്പെട്ടില്ലെങ്കിൽ സന്ദേശങ്ങൾ എന്നെന്നേക്കുമായി സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയും.

ഉപസംഹാരം

നിയമവിധേയമായ ഒരു ഏജന്റ് മെയിൽബോക്സ് നിർമ്മിക്കുക എന്നാൽ ഡാറ്റാ സംരക്ഷണത്തെ പിന്നീട് ആലോചിക്കേണ്ട ഒന്നായല്ല, മറിച്ച് ഇൻഫ്രാസ്ട്രക്ചർ ആയി പരിഗണിക്കുക എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്. നിങ്ങൾ ഒരു പോളിസി സെറ്റ് ചെയ്താൽ Nylas ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി റിട്ടൻഷൻ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു; ഇറേഷന് ആരെങ്കിലും ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവരുടെ സന്ദേശങ്ങൾ കണ്ടെത്തി ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ രേഖപ്പെടുത്തിയ പ്രക്രിയ ഉണ്ടായിരിക്കണം. സമയപരിധിയും ഡിലീഷൻ പാത്തും നിങ്ങൾക്കുണ്ടെന്ന് ഒരു റെഗുലേറ്റർക്കോ അഭിഭാഷകനോ തെളിയിക്കാൻ ഇവ രണ്ടും ഒരുമിച്ച് സഹായിക്കുന്നു. 2026-ൽ, യഥാർത്ഥ ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഏത് AI ഏജന്റിനും ഇത് അടിസ്ഥാന ആവശ്യകതയാണ്.

നേട്ടങ്ങൾ

• റിട്ടൻഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്നത് പ്ലാറ്റ്‌ഫോം ആണ്, നിങ്ങളുടെ ഷെഡ്യൂൾഡ് ജോബുകൾ അല്ല — ക്രോൺ നിശ്ശബ്ദമായി പരാജയപ്പെടാനുള്ള സാധ്യതയില്ല.
• രണ്ട് പ്രത്യേക ലെയറുകൾ (റിട്ടൻഷൻ, ഇറേഷൻ) "പൊതുവായ സമയപരിധി", "ഈ വ്യക്തിയുടെ ഡാറ്റ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക" എന്നിവയെ വ്യക്തമായി വേർതിരിക്കുന്നു.
• API സാധാരണ Nylas ഇന്റഗ്രേഷനുകൾക്ക് സമാനമാണ് — പുതിയ ആശയങ്ങളൊന്നും പഠിക്കേണ്ടതില്ല.
• സൗജന്യ പ്ലാനിൽ 30 ദിവസത്തെ ഇൻബോക്സ് ഡിഫോൾട്ട് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഡെമോകൾക്ക് പോലും കുറച്ച് സംരക്ഷണം ലഭിക്കും.
• പെയ്ഡ് പ്ലാനുകൾ പൂർണ്ണമായും കോൺഫിഗർ ചെയ്യാൻ കഴിയും, ഇത് നിങ്ങളുടെ ലീഗൽ ടീമിന്റെ റിട്ടൻഷൻ ഷെഡ്യൂളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.
• ഒരു പോളിസി അറ്റാച്ച് ചെയ്യുന്നത് ഒരു തവണ മാത്രം ചെയ്യേണ്ട കാര്യമാണ്; റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് വർക്ക്സ്പേസിലെ എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും സ്വയമേവ ബാധകമാകും.

പോരായ്മകൾ

• API മെയിൽബോക്സിലെ സന്ദേശങ്ങൾ മാത്രമേ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നുള്ളൂ, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഡാറ്റാബേസ്, ലോഗുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വെക്റ്റർ സ്റ്റോറുകൾ എന്നിവയിലെ പകർപ്പുകൾ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യില്ല — അവ നിങ്ങൾ വേറെയായി ട്രാക്ക് ചെയ്ത് നീക്കം ചെയ്യണം.
• സൗജന്യ പ്ലാനിലെ റിട്ടൻഷൻ ഇൻബോക്സിൽ 30 ദിവസവും സ്പാമിൽ 7 ദിവസവുമായി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ളതാണ്, അതിനാൽ ഇത് നിങ്ങളുടെ കോംപ്ലയൻസ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായേക്കില്ല.
• ഇറേഷൻ ഒരു മാനുവൽ ഡാറ്റ-പ്ലെയ്ൻ ഓപ്പറേഷൻ ആണ്, ഓട്ടോമാറ്റിക് അല്ല — ഡിലീഷൻ അഭ്യർത്ഥനകൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിനും നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുമുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോ നിങ്ങൾ നിർമ്മിക്കണം.
• പോളിസിയൊന്നും ഘടിപ്പിക്കാത്ത ഒരു വർക്ക്സ്പേസ് നിങ്ങളുടെ പ്ലാനിന്റെ ഡിഫോൾട്ട് പരിധിയിലാണ് അക്കൗണ്ടുകൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നത്, ഒരു പെയ്ഡ് പ്ലാനിൽ ഇതിനർത്ഥം റിട്ടൻഷൻ പരിധികൾ ഇല്ല എന്ന് വരെ ആകാം.
• പ്ലാറ്റ്‌ഫോം റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോകൾ നടപ്പിലാക്കുന്നു, എന്നാൽ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുമ്പോൾ കോംപ്ലയൻസ് തെളിയിക്കാനുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം നിങ്ങൾക്കുതന്നെയാണ്.

ജാഗ്രത

ഈ ലേഖനം വിവരദായക ആവശ്യത്തിനുള്ളതാണ് കൂടാതെ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള Nylas API വിശദീകരിക്കുന്നു. ഇതൊരു നിയമോപദേശമല്ല. പ്രൊഡക്ഷനിൽ റിട്ടൻഷനും ഇറേഷനും നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോകൾ (ഉദാഹരണത്തിന്, 365 ദിവസങ്ങൾ) നിങ്ങളുടെ നിയമവിധേയമായ നയങ്ങളുമായും ലീഗൽ ടീമിന്റെ ആവശ്യകതകളുമായും പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. കമാൻഡുകൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എല്ലാ പ്ലേസ്‌ഹോൾഡർ മൂല്യങ്ങളും (REPLACE_WITH_NYLAS_API_KEY, REPLACE_WITH_WORKSPACE_ID, REPLACE_WITH_POLICY_ID, REPLACE_WITH_GRANT_ID, REPLACE_WITH_MESSAGE_ID) നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ മൂല്യങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക. ഈ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളെ ആശ്രയിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഔദ്യോഗിക Nylas ഡോക്യുമെന്റേഷനും നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ലീഗൽ അല്ലെങ്കിൽ കോംപ്ലയൻസ് ടീമിനെയും സമീപിക്കുക.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു പ്ലെയിൻ ഡിലീറ്റും ഹാർഡ് ഡിലീറ്റും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്? — ഒരു പ്ലെയിൻ ഡിലീറ്റ് സന്ദേശത്തെ ട്രാഷിലേക്ക് മാറ്റുന്നു, അവിടെനിന്ന് അത് തിരികെ വീണ്ടെടുക്കാം. ഒരു ഹാർഡ് ഡിലീറ്റ് (?hard_delete=true) എന്നത് യഥാർത്ഥ ഇല്ലാതാക്കലാണ്, അത് തിരികെ കൊണ്ടുവരാൻ കഴിയില്ല.

ഞാൻ സൗജന്യ പ്ലാനിലാണെങ്കിലും ഒരു റിട്ടൻഷൻ പോളിസി സെറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടോ? — വേണ്ട, സൗജന്യ പ്ലാനിൽ ഡിഫോൾട്ടായി 30 ദിവസത്തെ ഇൻബോക്സ് റിട്ടൻഷനും 7 ദിവസത്തെ സ്പാം റിട്ടൻഷനും അടങ്ങിയിട്ടുണ്ട്. ആ വിൻഡോകൾ നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ പോളിസി സെറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല. പെയ്ഡ് പ്ലാനുകളിൽ റിട്ടൻഷൻ വ്യക്തമായി കോൺഫിഗർ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

എന്റെ ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് ഞാൻ ഇതിനകം പകർത്തിയ ഡാറ്റ Nylas-ന് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ? — ഇല്ല. Nylas API മെയിൽബോക്സിലെ സന്ദേശങ്ങൾ മാത്രമേ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നുള്ളൂ. ഡാറ്റാബേസ് റോകൾ, ലോഗുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ എംബെഡിംഗുകൾ തുടങ്ങിയ ഏത് പകർപ്പുകളും നീക്കം ചെയ്യേണ്ടത് നിങ്ങളുടെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.

സ്പാം വിൻഡോയേക്കാൾ കുറഞ്ഞ റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോയുള്ള ഒരു പോളിസി ഞാൻ അറ്റാച്ച് ചെയ്താൽ എന്ത് സംഭവിക്കും? — API അത് നിരസിക്കും. സാധാരണ ഇമെയിലുകൾക്ക് മുമ്പ് സ്പാം ഇമെയിലുകൾ നീക്കംചെയ്യപ്പെടുന്നതിനായി സ്പാം റിട്ടൻഷൻ കാലയളവ് ഇൻബോക്സ് റിട്ടൻഷൻ കാലയളവിനേക്കാൾ കുറവായിരിക്കണം.

ഒരു വർക്ക്സ്പേസിലെ എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളും ഒരേ റിട്ടൻഷൻ പോളിസി പിന്തുടരുമോ? — അതെ. ഒരു വർക്ക്സ്പേസിലെ ഓരോ Agent Account-ഉം ആ വർക്ക്സ്പേസിലേക്ക് അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുള്ള പോളിസിയിൽ നിന്നുള്ള റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോകൾ പിന്തുടരുന്നു.

പിന്നീട് റിട്ടൻഷൻ വിൻഡോ മാറ്റണമെങ്കിൽ എന്ത് ചെയ്യണം? — വിൻഡോകൾ മാറ്റാൻ പോളിസി PATCH ചെയ്താൽ മതി. ആ വർക്ക്സ്പേസിലെ എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളും ഉടൻ തന്നെ പുതിയ ഷെഡ്യൂൾ പിന്തുടരും.

ഹാർഡ്-ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാതെ തന്നെ എനിക്ക് ഒരു പ്രത്യേക സന്ദേശം ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ? — അതെ, എന്നാൽ ഒരു പ്ലെയിൻ ഡിലീറ്റ് അതിനെ ട്രാഷിലേക്ക് മാറ്റുക മാത്രമേ ചെയ്യുന്നുള്ളൂ. അത് യഥാർത്ഥത്തിൽ ഇല്ലാതാക്കാൻ (വീണ്ടെടുക്കാൻ കഴിയാത്തവിധം ആക്കാൻ), ഈ ?hard_delete=true പാരാമീറ്റർ ഉപയോഗിക്കുക.

ഇറേഷൻ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ വല്ല വഴിയുമുണ്ടോ? — API ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഡിലീഷൻ സപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നുണ്ട്, എന്നാൽ പ്ലാറ്റ്‌ഫോം അനുസരിച്ച്, ഡിലീഷൻ അഭ്യർത്ഥനകൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിനും ഓരോ സന്ദേശത്തിനും ഹാർഡ്-ഡിലീറ്റ് എൻഡ്പോയിന്റ് കോൾ ചെയ്യുന്നതിനും നിങ്ങൾ സ്വന്തമായി വർക്ക്ഫ്ലോ നിർമ്മിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ടാഗുകൾ

#gdpr #email #dataprotection #compliance #retention #api #erasure #agentmail