构建用于跟进供应商报价的 AI Agent

在当今快节奏的商业环境中，采购流程自动化正变得日益重要。当前，企业都在力求提升供应链运营的效率与准确性，这使得该话题尤为关键。

了解 RFQ

报价请求（Request for Quotation，简称 RFQ）是发送给供应商以索取特定产品或服务报价的文件。然而，RFQ 的实际情况可能与预期大相径庭。通常，当你发送了一个明确的问题时，可能会收到含糊不清的回复，例如一份名为 final_v3_REAL.pdf，甚至是毫无回音。以下是我们在开发用于处理这些请求的 AI agent Dov 过程中学到的经验。

1. 合理构建 RFQ

RFQ 的组织结构至关重要。供应商会回答你提出的问题，但如果你的需求不够明确，最终可能会产生多种不同的理解。以下是创建优质 RFQ 的一些建议：

• 详细规格： 附上一份简短的规格说明书，涵盖：
  • 零件描述
  • 材料
  • 公差
  • 表面处理
• 数量阶梯： 明确不同的数量选项（例如 1,000 / 5,000 / 10,000），因为价格通常会因采购量而异。
• Incoterms 与目的地： 明确说明运输条款，因为这些条款会对定价产生重大影响。
• 交期： 注明你需要在何时收到回复。
• 编号问题： 这有助于供应商有条理地进行回复，从而更轻松地对比各项答案。

2. 建立跟进节奏

大多数报价不会仅凭一封邮件就回复。我们发现，采用系统化的跟进方式是关键所在。以下是我们建议的跟进节奏：

• 第一次跟进： 在 2 个工作日后发送。
• 第二次跟进： 再过 4 天后发送。
• 最终跟进： 发送一封简短邮件，询问是否可以关闭该请求。

尊重供应商的时区和公共节假日非常重要。将所有跟进保持在同一邮件会话中，有助于维护上下文信息。

3. 高效解析报价

报价可能以各种格式送达，例如 PDF、Excel 文件，甚至是照片。为了应对这种情况，我们开发了一个处理流程，能够：

• 从任何格式中提取文本和表格。
• 将数据映射到固定 schema，其中包括：
  • 单价
  • 币种
  • 最小起订量（MOQ）
  • 模具费用
  • 交期
  • 付款条件
  • 有效日期

如果有任何字段缺失，我们会对其进行标记而不是主观臆断。这确保了我们不会用错误的数据填补空白，避免引发严重问题。

4. 对比到岸成本

在评估报价时，必须放眼于单价之外。综合考虑运费、关税和付款条件后，远距离供应商每件 $1.10 的报价可能并不比本地供应商每件 $1.35 的报价更便宜。我们将每份报价换算为预估的单位到岸成本，从而实现准确的对比。

5. 保持人在回路

尽管 Dov 可以自动化处理许多任务，但最终决策仍需要人工把关。该 agent 可以负责寻找供应商、发送 RFQ 并制作对比表，但候选名单和最终选择应始终由人工审核批准。这确保了采购流程中的责任落实与准确性。

结语

构建用于跟进供应商报价的 AI agent 可以精简采购并提高效率。通过规范编写 RFQ、实施有效的跟进以及保持人工把关，企业可以提升其采购流程的成效。

优势

• 提高获取报价的效率。
• 提高 RFQ 的条理性和清晰度。
• 提高供应商的回复率。
• 通过标准化数据实现准确的成本对比。
• 通过人工把关保持责任追溯。

劣势

• AI agent 的初始设置与训练可能较为耗时。
• 若 RFQ 不够清晰，可能导致沟通偏差。
• 依赖技术可能会忽视与供应商的人际关系维护。

注意事项

本文仅供学习参考。文中所提及的任何占位符数值在实际操作中均须替换为实际数据。读者在采纳相关结论前，应核对原始出处以确保准确性。

常见问题解答

• 什么是 RFQ？ — RFQ 即报价请求（Request for Quotation），是发送给供应商以索取特定产品或服务价格的文件。
• 为什么规范构建 RFQ 很重要？ — 结构良好的 RFQ 能带来供应商更明确的回复，从而减少误解。
• 应该隔多久跟进一次 RFQ？ — 较好的做法是在 2 个工作日后跟进，再过 4 天后再次跟进，最后发送一次简短的结案询问。
• 供应商报价通常有哪些格式？ — 报价可以采取多种格式，包括 PDF、Excel 文件甚至是照片。
• 什么是到岸成本？ — 到岸成本包括将产品送达你的所在地所产生的所有相关费用，例如运费、关税和付款条件。
• 为什么要保持人在回路？ — 人工把关可确保采购流程的准确性和问责性，特别是在做出最终决策时。

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